Vad är ett projektdirektiv?
Ett projektdirektiv är en första övergripande beskrivning av projektet. Förutom projektbeställning kallas projektdirektiv ibland även för uppdragsbeskrivning, projektspecifikation, idébeskrivning eller projektdefinition. Projektdirektivet är själva ramverket för projektet, det ska tydligt visa på vad som ska ingå i projektet och vad som inte ska ingå. Projektdirektivet är projektbeställarens ansvar men utformas och arbetas ofta fram tillsammans med projektledaren.
Varför är ett projektdirektiv viktigt?
Projektdirektivet skapas i projektets initierade fas. Det lägger grunden för hela projektet och bäddar för ett så bra resultat som möjligt. Om det ska ändras så är det beställaren som ska godkänna förändringarna. Det gör dokumentet till ett av projektets viktigaste dokument.
Ett tydligt och väl strukturerat projektdirektiv är ett viktigt första steg för att projektledaren och projektgruppen ska få en tydligt avgränsad bild om vad som förväntas. Det går inte att planera och prioritera effektivt och hållbart om du inte vet vad målet med projektet är och hur och varför det ska genomföras.
För dig som är beställare är det en förutsättning att formulera bakgrund, projektmål, omfattning och kostnader. Du behöver veta och förmedla vad projektet ska leda till.
Vad ska finnas med i ett projektdirektiv?
Processer och innehåll kan variera mellan olika projekt men det finns tre grundläggande delar som bör finnas med: översikt, förutsättningar och referenser. Beroende på projekt kan fler delar läggas till om det specifika projektet behöver det.
Översikt
I projektöversikten ska projektet beskrivas, ges ett formellt namn och de som ska vara delaktiga i projektet ska identifieras och presenteras. Bakgrunden till projektet ska beskrivas och syftet ska definieras. Varför behövs projektet och vad kommer projektet tillföra som inte redan finns?
Projektets omfattning och avgränsningar ska vara med. Vad ska vara med och vad ska uteslutas? Försök att vara så detaljerad som möjligt. De mål som finns för projektet ska kort och koncist beskrivas. Och projektets prioriteringsordning – i vilken ordning ska projektet prioritera tid, kvalitet och kostnad?
En ordlista med grundläggande terminologi ska finnas. Nyckelord, begrepp, akronymer och fraser som kan vara svåra att förstå om man inte är sakkunnig inom ämnesområdet ska tas med och förklaras.
Förutsättningar
Detta avsnitt tydliggör projektets förutsättningar. Det görs genom att exempelvis förtydliga projektets omfattning, budget, risker och möjligheter, avgränsningar, antaganden om projektberoenden och aktuella regelverk, standarder, tillstånd och lov.
Referenser
Under referenser presenteras ingående data till projektdirektivet. Finns det underlag från liknande projekt som kan vara värdefullt i detta? Tidigare mötesprotokoll som projektledaren bör ta del av? Annan dokumenterad information som kan skapa bättre förutsättningar?
Behöver du hjälp att formulera ett tydligt projektdirektiv?
Hör av dig till Andreas Cohen. Han är en av våra projektledare och hjälper dig skapa förutsättningar för ett så bra projektresultat som möjligt.
