Intressentanalys – en nyckel till framgång

Kommunikation handlar om att sprida och dela kunskap med andra. Det är också det som är det mest centrala när du jobbar i projekt, att se till så att rätt personer får rätt information i rätt tid.

Bland de första aktiviteterna vid uppstart av ett nytt projekt är att ta reda på vilka intressenter som är aktuella och göra en intressentanalys.

Vad är intressenter?

Intressenter är alla de som på något sätt kommer i kontakt med projektet. Det kan var allt från till exempel personal, fackförbund, grannar till ledningsgrupp, bank eller media. En intressentanalys tydliggör vilka som är aktuella i just ditt projekt.

Så här gör du för att identifiera tänkbara intressenter

Som projektledare är det ditt ansvar att se till så att arbetet med att identifiera och analysera intressenterna genomförs. Se till att få med så många olika perspektiv som möjligt. Det bör finnas representanter från både projektteamet och projektbeställaren i arbetet. Då blir det som bäst.

Använd gärna brainstorming som arbetssätt. Skriv på en whiteboardtavla eller på post-it-lappar, det kan ofta få i gång kreativiteten. Det gäller att tömma ur sig alla tankar om vem som kan tänkas ha intresse eller bli berörd av projektet. Både under pågående projekt och efter projektets avslut när resultatet av projektet ska tas i bruk.

• De som kommer att jobba i projektet
• Personer med ledande befattningar som berör projektet
• Personer som har ansvar för hela och eller delar av projektet
• Befintliga och potentiella kunder
• Chefer och personer i ledande befattning på andra avdelningar
• Olika media med intresse av ert projekt
• De fackförbund som har medlemmar aktuella
• Leverantörer som är aktiverade i projektet
• Leverantörer som senare ska ta del av resultatet av projektet
• Andra företag inom samma bransch
• Myndigheter med intresse inom den bransch projektet bedrivs
• Finansiärer och banken
• Personer inom ägarstrukturen
• Andra liknande projekt externt eller andra projekt inom den egna organisationen.

Börja med att identifiera var just ditt projekt har intressenter. Sedan är det dags att identifiera enskilda intressenter och personer och strukturera upp aktuell kontaktinformation.

3 frågor att ställa dig när du gör din intressentanalys

De identifierade intressenterna är ofta ganska olika, med olika intresse och grad av inflytande i projektet. För att göra en enkel intressentanalys kan du utgå ifrån följande frågor:

1. Hur stort inflytande har personen eller gruppen? Gör gärna en rangordning av era intressenter där de med mest inflytande finns högst upp.
2. Påverkas eller påverkar personen eller gruppen projektet? Det är skillnad på vilket.
3. Vilken inställning har personen eller gruppen till projektet, är den negativ eller positiv?

Utifrån detta kan du se vilka intressenter som kan ha störst påverkan på projektet. Och vilka intressenter som projektet har störst påverkan på i sin tur. Det ger dig stöd i dina beslut om var och hur du ska prioritera och fokusera dina kommunikationsinsatser.

Kärn-, primär och sekundärintressenter

Genom att dela in dina intressenter i olika grupper, förslagsvis kärn-, primär och sekundärintressenter, blir det enklare för dig att fatta kloka beslut när du planerar olika kommunikationsaktiviteter.

Alla intressenter ska bemötas. Men det är viktigt att inte behandla alla intressenter på samma sätt, de har olika behov och är olika viktiga för projektet.

Ofta visar det sig att det finns många fler intressenter än du först trodde. Att dela in intressenterna i tre olika huvudgrupper är till stor hjälp i fortsatt arbete.

Kärnintressenter – intressenter med beslutande och/eller drivande roller i projektet.

Primärintressenter – intressenter som i hög grad påverkas och därför vill påverka projektet.

Sekundärintressenter – intressenter med relativt lågt intresse som troligtvis inte aktivt kommer att påverka projektet.

Underskatta inte vikten av medmänsklighet och humor i din kommunikation

För vissa intressenter kommer det vara viktigare hur du beter dig än vad du faktiskt presterar i din roll som projektledare. Du tjänar på att försöka få koll på vad som är viktigt för respektive intressent/grupp. Ägna tid åt följande:

Empati – Låt intressenterna känna att du ser och känner världen på deras sätt. Anpassa dig efter person.

Pålitlighet – Det är viktigt att du visa att det som lovas genomförs.

Felfrihet – Kan kännas tufft, men även små misstag kan lätt reta vissa intressenter. Är det någon intressenterna litar på och har stora förväntningar på så är det projektledaren.

Ärlighet – Intressenterna vill känna sig trygga i processen. Ärlighet och transparens minskar deras behov av att kontrollera vad projektledaren gör.

Humor – Alla vill ha kul. Glädje förstärker känslan av att det ni gör och är en del av är bra.

Estetik – Upplevelse, känsla och det visuella är viktigt för många intressenter. Genom att vara tydlig och genomarbetad i allt material du presenterar, exempelvis kommunikationsplan, stärker du din trovärdighet som projektledare.
Tänk på detta när du planerar för hur du ska nå intressenterna på bästa sätt

Börja med de intressenter som har störst inflytande på projektet och därefter de intressenter som påverkas mest av projektet. Du behöver fundera på följande:

1. Vilken roll kommer du att ha gentemot intressenten? Ska du informera, fråga om råd, involvera eller presentera beslutsunderlag?

2. Vilken kanal eller mötesform passar denna intressent? När och hur ofta ska du kommunicera med hen?

Svaren på dessa frågor kommer att leda dig vidare.

Intressentanalysen är ett levande dokument

En intressentanalys är ett levande dokument. Det ska gås igenom med jämna mellanrum under projektets gång. Bestäm redan från början hur ofta den ska följas upp och vem som ansvarar för detta.

Det kan falla bort eller tillkomma intressenter och vissa intressenter kanske plötsligt är mer berörda av projektet än de nyss var och därmed i behov av att nås oftare.

Som projektledare bör du alltid ansvara för kommunikationen med de intressenter ni identifierat som kärnintressenter. De är ju som namnet antyder själva kärnan för projektets fortlöpande och framgång.

Läs mer om projektledning